Die Identifizierung und Meldung wirtschaftlich Berechtigter stellt Treuhänder und ihre Mandanten vor besondere Herausforderungen. Während die UBO-Meldepflicht für alle Gesellschaften gilt, entstehen bei Treuhandstrukturen zusätzliche Komplexitätsstufen: Wer ist tatsächlich als wirtschaftlich Berechtigter zu melden – der Treuhänder oder der Treugeber? Welche Dokumentationspflichten bestehen? Und wie lassen sich Treuhandverhältnisse mit den Transparenzanforderungen des Geldwäschegesetzes vereinbaren?
UBO steht für "Ultimate Beneficial Owner" – den wirtschaftlich Berechtigten. Nach dem Geldwäschegesetz (GwG) müssen alle Kapitalgesellschaften ihre wirtschaftlich Berechtigten identifizieren und an das Transparenzregister melden. Ein wirtschaftlich Berechtigter ist grundsätzlich jede natürliche Person, die mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über die Gesellschaft ausübt.
Bei Treuhandstrukturen wird diese Bestimmung kompliziert: Der Treuhänder hält formal die Anteile oder die Geschäftsführerposition, während der Treugeber die tatsächliche wirtschaftliche Verfügungsmacht besitzt. Das Geldwäschegesetz stellt klar, dass bei Treuhandverhältnissen nicht der formale Anteilsinhaber, sondern der Treugeber als wirtschaftlich Berechtigter gilt – sofern dieser die Kriterien des § 3 GwG erfüllt.
In den meisten Treuhandkonstellationen ist der Treugeber der wirtschaftlich Berechtigte. Er trägt das wirtschaftliche Risiko, erhält die Erträge und kann über die Anteile verfügen, auch wenn diese formal im Namen des Treuhänders gehalten werden. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um Treuhandlösungen bei Unternehmergesellschaften oder GmbHs handelt.
Die Pflicht zur Identifizierung des Treugebers als UBO besteht auch dann, wenn dieser ausdrücklich anonym bleiben möchte. Das Transparenzregister dient gerade dem Zweck, die tatsächlichen wirtschaftlichen Machtverhältnisse offenzulegen und Geldwäsche sowie Terrorismusfinanzierung zu verhindern.
In bestimmten Konstellationen kann auch der Treuhänder selbst als wirtschaftlich Berechtigter gelten. Dies ist der Fall, wenn ihm vertraglich eine eigenständige Verfügungsmacht zusteht, die über die bloße treuhänderische Verwaltung hinausgeht. Solche Strukturen sind in der Praxis jedoch selten und bedürfen einer genauen rechtlichen Prüfung.
Bei mehreren Treugebern, die jeweils unter der 25-Prozent-Schwelle liegen, aber gemeinsam die Kontrolle ausüben, können alle als wirtschaftlich Berechtigte zu melden sein. Hier ist eine Einzelfallbetrachtung erforderlich.
Professionelle Treuhanddienstleister müssen umfangreiche Sorgfaltspflichten erfüllen. Dazu gehört zunächst die eindeutige Identifizierung des Treugebers mittels gültiger Ausweisdokumente. Bei Treuhandlösungen für GmbHs ist zudem die Dokumentation der Beteiligungsverhältnisse und der Kontrollstruktur erforderlich.
Die Dokumentation muss folgende Informationen umfassen:
Diese Unterlagen müssen für mindestens fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahrt werden und den Aufsichtsbehörden auf Verlangen zugänglich gemacht werden können.
Die eigentliche Meldung an das Transparenzregister erfolgt durch die Gesellschaft selbst oder einen von ihr beauftragten Vertreter. Bei Treuhandverhältnissen ist dabei anzugeben, dass die Anteile treuhänderisch gehalten werden. Die Meldung muss den Namen des Treugebers als wirtschaftlich Berechtigten enthalten – nicht den des Treuhänders.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Mitteilungspflicht und Transparenzregisterpflicht: Während die Gesellschaft ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen muss, besteht für den Treugeber eine Mitteilungspflicht gegenüber der Gesellschaft über seine wirtschaftliche Berechtigung.
Eine weitere Komplexitätsebene entsteht, wenn neben Treuhandgesellschaftern auch Geschäftsführer auf Treuhandbasis eingesetzt werden. Auch hier gilt: Übt der Auftraggeber des Nominee-Geschäftsführers faktisch die Kontrolle über die Gesellschaft aus, kann er als wirtschaftlich Berechtigter gelten – selbst wenn er formal keine Anteile hält.
Das Geldwäschegesetz definiert wirtschaftliche Berechtigung nicht nur über Kapitalanteile, sondern auch über Kontrollmöglichkeiten. Wer einen Geschäftsführer weisungsbefugt ist und dadurch die Geschicke der Gesellschaft bestimmt, kann unter diese Definition fallen.
Die Nichterfüllung der UBO-Meldepflicht kann erhebliche Konsequenzen haben. Das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) sieht Bußgelder von bis zu 150.000 Euro für Unternehmen vor, die ihrer Meldepflicht nicht nachkommen. Bei vorsätzlichen oder fahrlässigen Verstößen können auch persönliche Sanktionen gegen Geschäftsführer verhängt werden.
Für Treuhänder besteht zudem das Risiko, als Geldwäscheverdachtiger eingestuft zu werden, wenn sie Treuhandverhältnisse nicht ordnungsgemäß dokumentieren und offenlegen. Dies kann zum Verlust der Geschäftsgrundlage und zu strafrechtlichen Ermittlungen führen.
Die wichtigste Empfehlung für rechtssichere Treuhandstrukturen lautet: Transparenz gegenüber den Behörden von Anfang an. Auch wenn Mandanten diskrete Strukturen wünschen, muss klargestellt werden, dass dies nicht bedeutet, den Behörden gegenüber falsche oder unvollständige Angaben zu machen.
Ein professioneller Treuhanddienstleister wird bereits bei Vertragsschluss alle notwendigen Informationen erheben und dokumentieren, um die UBO-Meldepflicht erfüllen zu können. Dies schützt sowohl den Treuhänder als auch den Mandanten vor rechtlichen Risiken.
Die UBO-Daten müssen bei Änderungen unverzüglich aktualisiert werden. Wechselt der wirtschaftlich Berechtigte, ändern sich Beteiligungsverhältnisse oder entstehen neue Kontrollmöglichkeiten, muss dies dem Transparenzregister innerhalb von zwei Wochen mitgeteilt werden.
Treuhänder sollten daher regelmäßig – mindestens jährlich – mit ihren Mandanten die Aktualität der Daten überprüfen und bei Bedarf Aktualisierungen vornehmen.
Die Komplexität der UBO-Meldepflicht bei Treuhandverhältnissen macht eine professionelle Beratung praktisch unverzichtbar. Spezialisierte Treuhanddienstleister verfügen über die notwendige Expertise, um auch komplexe Beteiligungsstrukturen korrekt zu analysieren und die Meldepflichten zu erfüllen.
Dies umfasst nicht nur die technische Abwicklung der Meldungen, sondern auch die rechtliche Bewertung, wer in der jeweiligen Konstellation tatsächlich als wirtschaftlich Berechtigter gilt und welche Dokumentationspflichten konkret bestehen.
Bei grenzüberschreitenden Treuhandstrukturen kommen weitere Komplexitätsstufen hinzu. Sitzt der Treugeber im Ausland, müssen möglicherweise zusätzliche Identifizierungsmaßnahmen ergriffen werden. Auch die Frage, ob ausländische Register anzuerkennen sind oder separate deutsche Meldungen erforderlich bleiben, bedarf einer Einzelfallprüfung.
Das Transparenzregister verlangt grundsätzlich auch bei ausländischen wirtschaftlich Berechtigten vollständige Angaben. Sprachbarrieren oder unterschiedliche Dokumentationsstandards dürfen nicht dazu führen, dass die Meldepflicht unerfüllt bleibt.
Die korrekte Handhabung der UBO-Meldepflicht bei Treuhandverhältnissen ist komplex, aber unverzichtbar. Während Treuhandstrukturen legitime Zwecke wie Vermögensschutz, Nachfolgeplanung oder operative Flexibilität erfüllen können, dürfen sie nicht dazu missbraucht werden, die Transparenzanforderungen des Geldwäschegesetzes zu umgehen.
Professionelle Treuhanddienstleister zeichnen sich gerade dadurch aus, dass sie ihre Mandanten über die Meldepflichten aufklären, die notwendigen Informationen sorgfältig erheben und die Meldungen fristgerecht und korrekt vornehmen. Dies schützt alle Beteiligten vor rechtlichen Risiken und stellt sicher, dass Treuhandstrukturen auch langfristig rechtssicher betrieben werden können.
Wer Treuhanddienstleistungen in Anspruch nimmt, sollte daher von Anfang an Transparenz gegenüber dem Dienstleister praktizieren und bereit sein, alle für die UBO-Meldung erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Nur so lassen sich die Vorteile von Treuhandstrukturen mit der Erfüllung gesetzlicher Compliance-Anforderungen vereinbaren.