Die Frage der Bankverbindung gehört zu den wichtigsten praktischen Aspekten bei der Einrichtung einer Nominee-Struktur. Während die rechtlichen Grundlagen und Haftungsfragen bereits vielfach diskutiert werden, stellt sich für Unternehmer in der Praxis unmittelbar die Frage: Wie funktioniert eigentlich die Kontoführung, wenn ein Treuhänder als Geschäftsführer eingesetzt wird? Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Modelle, rechtlichen Rahmenbedingungen und praktischen Lösungen für die Bankverbindung bei Nominee Geschäftsführern.
Bei einer Nominee Geschäftsführer GmbH liegt die formale Vertretungsmacht beim Treuhänder. Das bedeutet zunächst, dass dieser auch gegenüber Banken als offizieller Vertreter der Gesellschaft auftritt. Gleichzeitig möchten die meisten Mandanten natürlich nicht, dass der Nominee vollständigen und unkontrollierten Zugriff auf sämtliche Unternehmenskonten erhält.
Diese scheinbare Diskrepanz zwischen rechtlicher Außendarstellung und wirtschaftlicher Kontrolle erfordert durchdachte Lösungen. Banken müssen einerseits die gesetzlichen Vorgaben zur Geldwäscheprävention einhalten und den tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten identifizieren. Andererseits benötigen sie klare Regelungen, wer im Tagesgeschäft über Konten verfügen darf.
Das am häufigsten angewandte Modell basiert auf einem System abgestufter Vollmachten. Der Nominee Geschäftsführer eröffnet als formaler Vertreter die Bankverbindung und wird als Zeichnungsberechtigter ins System eingetragen. Gleichzeitig erteilt er auf Basis des Treuhandvertrags umfassende Bankvollmachten an den wirtschaftlich Berechtigten.
In der Praxis bedeutet dies:
Dieses Modell gewährleistet, dass der Mandant das operative Tagesgeschäft vollständig selbst steuert, während der Nominee Geschäftsführer im Hintergrund seine Treuhandfunktion ausübt.
Einige Banken verlangen oder empfehlen eine gemeinsame Zeichnungsberechtigung, bei der sowohl der Nominee Geschäftsführer als auch der wirtschaftlich Berechtigte für bestimmte Transaktionen gemeinsam unterschreiben müssen. Dies schafft zusätzliche Sicherheit, kann allerdings die operative Flexibilität einschränken.
Bei professionellen Treuhänderlösungen, wie sie etwa in Frankfurt als Finanzzentrum angeboten werden, sind solche Regelungen bereits in den Standardprozessen berücksichtigt.
Manche Unternehmen richten separate Kontenstrukturen ein: Ein offizielles Geschäftskonto, das vom Nominee verwaltet wird, dient primär für formale Zahlungseingänge und -ausgänge, während operative Konten mit direktem Zugriff des Mandanten für das Tagesgeschäft genutzt werden.
Seit Inkrafttreten der verschärften GwG-Vorschriften müssen Banken den wirtschaftlich Berechtigten zwingend identifizieren. Die Nominee-Struktur selbst ist dabei kein Problem – im Gegenteil: Eine professionell dokumentierte Treuhandlösung schafft sogar mehr Transparenz als informelle Konstruktionen.
Wichtig ist, dass der Treuhänder bei der Kontoeröffnung offenlegt, dass er in dieser Funktion handelt, und die entsprechenden Nachweise (Treuhandvertrag, Identifikation des Beneficial Owners) vorlegt.
Die erteilten Bankvollmachten müssen sauber dokumentiert sein und sollten im Einklang mit dem zugrundeliegenden Treuhandvertrag stehen. Widersprüche zwischen beiden Dokumenten können zu Unsicherheiten führen und im schlimmsten Fall die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft beeinträchtigen.
Nicht alle Banken sind gleichermaßen offen für Nominee-Strukturen. Während manche Institute kategorisch ablehnen, haben andere spezialisierte Abteilungen für solche Konstellationen. Professionelle Treuhänder verfügen meist über etablierte Beziehungen zu Banken, die Erfahrung mit solchen Strukturen haben.
Dies ist besonders relevant in Wirtschaftszentren wie Düsseldorf, wo sowohl nationale als auch internationale Bankbeziehungen zum Standard gehören.
Die Kontoeröffnung mit Nominee Geschäftsführer erfordert typischerweise mehr Zeit und Dokumentation als bei konventionellen Strukturen. Folgende Unterlagen werden in der Regel benötigt:
In der modernen Geschäftswelt spielt Online-Banking eine zentrale Rolle. Bei Nominee-Strukturen muss geklärt werden, wer Zugang zu den digitalen Banking-Systemen erhält. In den meisten Fällen ist es praktikabel, dass der Mandant die Online-Banking-Zugänge erhält und diese operativ nutzt, während der Nominee Geschäftsführer bei Bedarf zusätzliche Zugänge mit eingeschränkten Rechten (etwa nur Lesezugriff) bekommt.
Moderne TAN-Verfahren und Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglichen dabei eine sichere Trennung der Zugriffe, ohne dass die Sicherheit beeinträchtigt wird.
Ein professioneller Treuhänder-Service sollte auch Lösungen für die laufende Zahlungsadministration bieten. Dies kann umfassen:
Die klare Rollenverteilung zwischen operativer Kontoführung durch den Mandanten und treuhänderischer Überwachung durch den Nominee schafft sowohl Flexibilität als auch Rechtssicherheit.
Neben den regulären Kontoführungsgebühren können bei Nominee-Strukturen zusätzliche Kosten entstehen. Manche Banken erheben Zuschläge für komplexere Konstellationen oder verlangen höhere Mindestguthaben. Auch der Treuhänder kann für die Begleitung der Kontoeröffnung und laufende Zahlungsadministration separate Gebühren berechnen.
Eine transparente Kalkulation dieser Kosten ist wichtig, um die Gesamtwirtschaftlichkeit der Nominee-Lösung beurteilen zu können. Seriöse Anbieter legen diese Kosten im Vorfeld offen dar.
Manchmal wird es erforderlich, die Bankverbindung zu wechseln – etwa weil die bisherige Bank die Geschäftsbeziehung kündigt oder bessere Konditionen bei einem anderen Institut verfügbar sind. Bei Nominee-Strukturen erfordert dies eine koordinierte Vorgehensweise:
Bei international tätigen Unternehmen oder grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen können zusätzliche Fragen auftreten. SEPA-Zahlungen innerhalb der EU sind in der Regel unproblematisch, während Überweisungen in Drittstaaten oft zusätzliche Dokumentation erfordern.
Auch die Frage, ob Konten im Ausland eröffnet werden sollen, muss sorgfältig geprüft werden. Während dies bei bestimmten Geschäftsmodellen sinnvoll sein kann, erhöht es die Komplexität der steuerlichen und regulatorischen Compliance.
Die Bankverbindung ist ein zentraler Baustein jeder Nominee-Struktur. Mit der richtigen Planung, klaren Vollmachtenregelungen und professioneller Unterstützung lässt sich eine Lösung schaffen, die sowohl rechtssicher ist als auch operative Flexibilität gewährleistet. Der Schlüssel liegt in der transparenten Kommunikation mit der Bank, einer sauberen Dokumentation der Treuhandverhältnisse und der Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen. Professionelle Treuhänder bringen die notwendige Erfahrung mit, um diesen Prozess effizient und rechtssicher zu gestalten.